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Assinatura eletrônica na rotina de uma imobiliária
Em resumo
Uma imobiliária repete os mesmos documentos o mês inteiro: contrato de locação, vistoria, aditivo, distrato. Com assinatura eletrônica, cada documento vai para os participantes certos, na sequência combinada, e o painel mostra quem ainda falta. Hoje o método é a assinatura com verificação de acesso ao e-mail, e convites e telas não exibem a marca da imobiliária.
O ciclo de documentos de uma locação
| Etapa | Documento | Quem costuma assinar | O que conferir |
|---|---|---|---|
| Proposta | Proposta de locação ou ficha de reserva | Interessado e, se previsto, o proprietário | Condições aceitas e prazo da proposta |
| Contrato | Contrato de locação com a vistoria de entrada | Locador, locatário, fiador e testemunhas, se previstas; a imobiliária, se for parte ou interveniente | Mesma versão para todos; vistoria no mesmo PDF |
| Entrega das chaves | Termo de entrega | Quem entrega e quem recebe | Data, quantidade de chaves e estado do imóvel |
| Alteração | Aditivo contratual | As mesmas partes do contrato | Referência ao contrato original e o que muda |
| Encerramento | Distrato e vistoria de saída | Locador e locatário; fiador, se o contrato pedir | Data de saída, pendências e alcance da quitação |
O passo a passo do contrato está em como assinar um contrato de aluguel online. Os documentos de apoio têm guias próprios: termo de entrega, aditivo contratual e recibo.
Papéis: quem é quem em cada envio
- Quem envia: a pessoa da imobiliária que monta o PDF, define os participantes, acompanha o andamento e baixa o documento concluído no painel.
- Quem assina: cada parte recebe um link pessoal no próprio e-mail e assina sem criar conta. Use o e-mail de cada parte, nunca o e-mail do corretor para todos: o registro mostra o acesso àquela caixa de e-mail.
- Representantes: se o proprietário é empresa ou tem procurador, confira os poderes antes de enviar. A assinatura não comprova poderes de representação.
- Testemunhas: entram como mais um participante que assina; o envio não tem papel separado de testemunha.
Recursos que ajudam na rotina
A tabela mostra o estado atual de cada recurso, lido do mesmo registro que o produto usa. Disponível significa que existe e foi testado; em ativação, que depende de configuração em produção; não oferecido, que não existe hoje.
| Recurso | Estado | Limites |
|---|---|---|
| Vários participantes no mesmo documento, com estado individual | Disponível | Todos assinam a mesma versão do PDF; o documento só é concluído quando todos assinam. |
| Ordem de assinatura (cada pessoa recebe o convite na sua vez) | Disponível | Sequência simples, uma pessoa depois da outra. |
| Campos de assinatura, rubrica, data e nome posicionados no PDF | Disponível | Um PDF por envio, até 4 MB; anexos precisam ser unidos ao PDF antes. |
| Modelos reutilizáveis de envio (posições de campos e participantes) | Disponível | Guarda posições de campos e participantes; não é biblioteca de minutas. |
| Envio em lote de um modelo (um envelope por destinatário, até 50) | Disponível | Até 50 destinatários por vez, um envio para cada. |
| Lembretes de assinatura | Em ativação | Depende do envio de e-mails da plataforma. |
| PDF concluído com página de registros e link/QR de verificação | Disponível | Selagem visual com registros; não é assinatura digital ICP-Brasil do arquivo. |
| Consulta pública dos registros por link ou código (/validar) | Disponível | Consulta registros deste serviço; não verifica arquivos de outros emissores nem conclui sobre validade jurídica. |
| Quem assinou baixa a cópia do documento concluído | Disponível | Pela tela final ou reabrindo o link do convite, no mesmo navegador, por até 30 dias. A cópia por e-mail depende da ativação do e-mail. |
| Marca própria da empresa em convites e telas | Não oferecido | Não oferecido para contas do produto. |
Modelos reutilizáveis para o contrato padrão
Se o contrato padrão da imobiliária tem sempre o mesmo layout, salve um modelo com a posição dos campos e os papéis dos participantes. No próximo contrato, envie o PDF preenchido com o mesmo layout e informe os e-mails. O modelo guarda o layout; o texto do contrato continua sob responsabilidade de quem o redige.
Envio em lote para documentos iguais
Para colher assinaturas no mesmo documento de vários destinatários — por exemplo, um termo de ciência sobre o novo canal de atendimento da imobiliária —, o envio em lote cria um envio separado para cada pessoa, com o mesmo PDF, até 50 por vez, a partir de um modelo.
Sequência de assinatura
Ative a ordem de assinatura quando a sequência importa — por exemplo, locatário e fiador assinam antes e o proprietário assina por último, com o contrato já aceito pelos demais. Cada pessoa recebe o convite na sua vez.
Lembretes e marca própria
Os lembretes automáticos de assinatura estão em ativação e ainda não funcionam em produção: acompanhe as pendências pelo painel e fale com a parte por outro canal. Convites e telas de assinatura aparecem com a identidade do AssinadorDigital, não com a da imobiliária.
Como tratar as pendências
Veja o estado de cada envio
O painel mostra cada envio e cada participante: quem ainda não abriu, quem visualizou, quem assinou e quem recusou.
Trate a recusa
Se alguém recusar, o envio é encerrado com o motivo informado. Converse com a parte, corrija o PDF se for o caso e faça um novo envio.
Corrija um e-mail errado
O link é pessoal e vai para o e-mail informado. Se o endereço estiver errado, cancele o envio e refaça com o endereço correto.
Feche o processo
Com todos assinados, baixe o PDF concluído e confira se proprietário e inquilino baixaram a própria cópia pela tela final (no mesmo navegador, por até 30 dias); se não, envie o arquivo.
Organização e guarda
- Guarde o PDF concluído original, com a página de registros, na pasta do imóvel. Não imprima e digitalize de novo: o arquivo reexportado não confere com o hash registrado.
- Proprietários e inquilinos podem conferir os registros pelo link ou código de verificação na consulta pública, sem depender da imobiliária.
- Laudos de vistoria com muitas fotos podem passar de 4 MB. Confira o tamanho do PDF antes de enviar.
- A consulta pública mostra nome, papel, situação e horário de cada participante, sem e-mail nem IP. As regras de dados estão na política de privacidade.
Perguntas frequentes
Os convites podem sair com a marca da imobiliária?
Não. Hoje convites e telas de assinatura aparecem com a identidade do AssinadorDigital. A marca própria não é oferecida para contas do produto.
Dá para mandar o mesmo contrato para vários inquilinos de uma vez?
O envio em lote manda o mesmo PDF a até 50 destinatários, um envio para cada um. Como cada contrato de locação tem dados próprios, o lote serve melhor para documentos iguais para todos. Para contratos, use um modelo e faça um envio por contrato.
O sistema avisa o inquilino que ainda falta assinar?
Os lembretes automáticos estão em ativação. Por enquanto, o painel mostra quem ainda não assinou e o contato com a parte é feito pela imobiliária.
A vistoria pode ir junto com o contrato?
Sim, no mesmo PDF. Una contrato e laudo com a ferramenta de unir PDFs antes de enviar; o arquivo é processado no seu navegador.
O corretor pode assinar pelo proprietário?
Só se tiver poderes para isso, por procuração. A assinatura registra o acesso ao e-mail convidado; ela não comprova poderes de representação. Veja como assinar uma procuração online.